I3 - Gestione della non conformità

Scopo

Lo scopo di questa procedura è di assicurare la corretta gestione delle Non Conformità riguardanti tutti i servizi erogati dall’Istituto e l’andamento della vita scolastica 

Campo di applicazione

La presente procedura si applica a tutte le attività contemplate nei servizi offerti dall’Istituto. 

Riferimenti

La normativa è quella riferita alle singole procedure o servizi offerti

Descrizione delle Attività

Gestione delle Non Conformità

Le Non Conformità possono avere provenienze interna e/o esterna.

Le N.C. Interne si dividono in:

-  Non conformità di sistema:

Le Non Conformità di Sistema scaturiscono dal non conforme adempimento del Sistema Qualità; esse possono essere di varia natura come ad esempio utilizzo errato dei documenti, non rispetto di norme (ISO 9004, circolari ministeriali, disposizioni varie) o di procedure organizzative.

-  Non conformità di servizio:

-  Per Non Conformità di Servizio si intendono quelle derivate dalla esecuzione errata di servizi che vanno a discapito

della soddisfazione degli utenti. Sono, in generale, Non Conformità relative alla esecuzione delle attività ed a

problemi, anche non previsti, derivanti da tale esecuzione.

-  Non conformità di materiali:

Non Conformità di Materiali sono quelle che si determinano quando un materiale impiegato o da consegnare all’utente non è conforme ai requisiti specificati, per motivi imputabili all’Istituto.

Le N.C. esterne si dividono in:

-  Non conformità di servizio e di materiali causate dai fornitori.

-  Reclami provenienti dalle parti interessate.

Qualora si tratti di non conformità, interne o esterne, relative a materiali e beni fisici, le attività idonee alla risoluzione del problema possono essere:

-  Lo scarto del prodotto

-  Il declassamento del prodotto

-  Il ripristino del prodotto

-  L’utilizzo del prodotto tal quale

-  Restituzione del prodotto al fornitore
Il trattamento del prodotto non conforme viene documentato nel modulo “Segnalazione dei problemi”.

Dal punto di vista operativo le attività sono condotte secondo lo schema seguente:

Tutte le persone operanti nell’Istituto possono segnalare la presenza di un problema o di una non conformità relativamente all’andamento delle attività. 

La non conformità, riportata nel modulo “Segnalazione dei problemi”, deve pervenire tempestivamente al Responsabile della procedura, che la valuta insieme alla persona che l’ha segnalata e che interpella, se necessario, altre funzioni dell’Istituto.

 Il Responsabile della procedura cura, direttamente o tramite le funzioni coinvolte, la risoluzione della non conformità, ne trascrive l’esito e verifica, se necessario, l’effettiva attuazione di quanto predisposto.

Nei casi in cui:

 la non conformità è particolarmente grave o comunque tale da desiderare l’assoluta certezza che essa non si verifichi più;

 la non conformità è ricorrente, e quindi si suppone che ci siano delle precise cause di fondo che la generano;

il Responsabile pianifica una azione correttiva, coinvolgendo, in funzione della sua portata il DS, il DSGA ed i responsabili delle funzioni interessate. L’azione correttiva è volta ad eliminare le cause delle NC ed è descritta nella Procedura AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE 

Responsabilità

ATTIVITÀ - RESPONSABILE 

Individuazione problema - Tutte le funzioni interessate

Trattamento Non Conformità - Responsabile procedura e funzioni interessate

Verifica Risoluzione problema - Responsabile procedura

Raccolta e valutazione dati - Responsabile procedura

Terminologia e abbreviazioni

Allegati e modulistica

Diagramma di flusso